OttoWijnen.nl

De zaal: prachtig en geschikt voor 400 man; het publiek: 130 man. Het eindresultaat: halfvolle eerste rij, links in het midden een kluitje en een zwikje achteraan: gatenkaas dus!

Hoe ga je hier mee om als organisatie en als spreker?

1) Weg ermee

Als de stoelen verplaatsbaar zijn; zet 20% minder stoelen neer dan het aantal aanmeldingen. Het surplus aan stoelen zet u achter in de zaal. Spoor uw publiek iets vóór tijd aan om te gaan zitten en assisteer bij het bijplaatsen van stoelen. "Maar dat geeft zoveel onrust", zou u kunnen denken. Inderdaad. Daar staat tegenover dat het lijkt of de belangstelling boven verwachting is; dan moét het dus wel een boeiende meeting worden!

2) Zoek dekking

Zijn de stoelen gefixeerd zoals in een theaterzaal; dek ze bij voorkeur af (zoals bij TV-opnamen) of laat een gordijn ophangen (zoals ik zag in het Evoluon). Het plaatsen van afzetpaaltjes is een optie maar kent twee nadelen: de nooduitgang is soms achterin en dan is de vluchtroute geblokkeerd. En er zullen altijd mensen zijn die er toch achter kruipen.

3) Hier invoegen

Ik heb het eerlijk gezegd nog nooit meegemaakt, maar waarom zou u niet enkele pittige dames de mensen laten dirigeren? Laat deze suppoosts de eerste rijen vullen en de drammers op speelse wijze sturen. "Vooruit, dan mag u een rijtje verder gaan zitten". Laat de toegang tot de rijen blokkeren (met lint of textiel); knappe vent die dan toch zelf een plek veroverd achterin. U zou ook met gereserveerde stoelen kunnen werken, maar dat is wel wat omslachtig.

4) Komm hieerrrrr!

En dan heeft u nog een 'tool': uw dagvoorzitter! Deze weet als geen ander hoe belangrijk het is dat er een gesprek op gang komt tussen spreker en zaal, dus hij kan - wederom op speelse en vriendelijke wijze - de achterin-zitters manen om naar voren te komen. Het hangt van de professionaliteit van de dagvoorzitter af, in hoeverre dit lukt. (Voor een goeie dagvoorzitter kijkt u op www.goededagvoorzitters.nl)

Meer over zaalindeling op het blog van Jan-Jaap In der Maur over de ideale zaalopstelling. Aanvulling? Reactie? Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. !